Implementación de un sistema ERP: la importancia de la asesoría profesional

Un sistema de planificación de recursos empresariales -mejor conocido por sus siglas en inglés ERP (Enterprise Resource Planning)- es una herramienta capaz de integrar y agilizar todas las operaciones de una empresa en áreas como producción, cadena de distribución, inventarios, exportaciones e importaciones, contabilidad, proveedores, manufactura y ventas, entre otros.

Sin embargo, muchas empresas piensan que al adoptar este tipo de soluciones pueden hacerse cargo por sus propios medios de todo el proceso de implementación y migración de datos, arriesgando la integridad de la información, lo que podría derivar en daños en las bases de datos, pérdida de información de tus clientes o alteración de los registros de las diferentes áreas (como en los inventarios, por ejemplo), generando un caos que podría significar meses de trabajo extra.

Por ello, a la hora de optar por este tipo de herramientas, es importante asegurar la experiencia y profesionalismo de los proveedores de ERP, quienes deben encargarse de todo lo anterior para asegurar que los procesos se realicen de manera exitosa.

Al respecto, ¿por qué apoyarte en un ERP? Entre las principales ventajas las empresas obtienen al apoyarse en soluciones, se cuentan:

• Agilización de toma de decisiones.
• Automatización de procesos.
• Fácil acceso a la información.
• Integración de las distintas áreas en una sola plataforma, por ende, una sola base de datos.
• Reducción de costes.
• Mayor productividad.
• Actualización de la información en tiempo real.

¿Qué pasos se requieren para instalar un sistema ERP?

Dependiendo de los proveedores de ERP, las metodologías de implementación pueden variar. Sin embargo, a grandes rasgos todas ellas mantienen cierta estructura:

• Diagnóstico de la empresa (en cuanto a capacidad técnica) y determinación de los objetivos que busca.
• Determinar las funciones que deberá cubrir el sistema según los recursos y procesos específicos de la empresa.
• Definir los requisitos funcionales y técnicos.
• Construcción, migración de los procesos de la empresa al sistema, respaldar y migrar base de datos.
• Formar equipos de trabajo y capacitar al personal de cada área.
• Soporte y mantenimiento.

Los riesgos de no solicitar ayuda profesional al implementar un sistema ERP

Una empresa que considera instalar el sistema por si misma lo hace por dos razones principales:

• Quiere ahorrar dinero.
• Cree -erróneamente- que su área de TI tiene la capacidad técnica para hacerlo. Sin embargo, la implementación de un sistema ERP va mucho más allá que solo instalar un software.

Actualmente, la facilidad para obtener información y la tendencia de "hágalo usted mismo con este tutorial", impulsa a las empresas a realizar ciertas tareas sin ayuda de especialistas. Sin embargo, intentar implementar un sistema ERP sin la ayuda del proveedor podría acarrear graves consecuencias:

• Pone en riesgo la integridad de los datos en el proceso de migración, afectando información de gran valor para tu empresa, como inventarios, rutas, data de clientes y seguimiento de procesos de las distintas áreas, entre otros.
• Mientras que el profesional capacitado del proveedor puede hacer la implementación en un período acotado, cuando la empresa decide hacerlo por su cuenta puede alargar este tiempo de forma indefinida por imprevistos, falta de conocimiento o errores que podrían afectar el correcto funcionamiento de sectores como logística o finanzas, por nombrar algunos.
• Al implementar la plataforma sin el apoyo del personal capacitado para ello, es posible que algunos módulos o funcionalidades no respondan de la manera esperada.
• Cualquier falla en el proceso de implementación del ERP puede dejar ciertas áreas de la empresa sin una herramienta capaz de apoyar en sus tareas, lo que se traduce en nula información para la toma de decisiones estratégicas.

La importancia de la capacitación en sistemas ERP

Aunque se tenga experiencia en el uso de algún software similar a determinado ERP, el entrenamiento dará un mayor conocimiento sobre las herramientas, obteniendo un aprovechamiento del 100% de la plataforma en lugar de perder tiempo tratando de descubrir cómo funcionan las cosas.

Los proveedores de ERP como MBA3, además de garantizar una correcta instalación, son los únicos capaces de brindar un entrenamiento adecuado, sin olvidar el soporte técnico, indispensable en caso de errores o dudas. De esta manera, los trabajadores se adaptarán al uso del software con mayor facilidad y en menos tiempo que si lo hicieran por su cuenta, reduciendo costos e incrementando la productividad.