¿Qué responsabilidades tiene el equipo que implemente tu ERP?

Ahora que has decidido implementar un software ERP dentro de tu empresa, es necesario que le des seguimiento desde el inicio hasta la etapa final de su instalación, pero exactamente ¿Qué responsabilidades tiene el equipo que implementará tu ERP?

Es necesario saber que existen varias etapas para la ejecución de un sistema de administración para los recursos empresariales.

Si todas ellas son exitosas, puedes tener la seguridad de que no será mucho lo que sabrás sobre el equipo que lleva a cabo dicha implementación, esto se debe a que no se reportarán irregularidades, se llevarán a cabo las instalaciones del software y hardware pertinente y se realizará el mantenimiento del ERP sin contratiempos; así que te presentarán solamente los avances, cuando este proceso se ejecute correctamente.

Instalación del Software Administrativo

Durante esta etapa el equipo debe tener una alta capacidad de conocimiento y dominio del software vs. el hardware en donde se está instalando. Esto es necesario para que no se alteren los sistemas que ya tiene la compañía en sus equipos de cómputo, es por ello que se debe trabajar de la mano con los técnicos que se tenga dentro de la empresa.

Soporte y Mantenimiento del ERP

Es natural que durante el proceso de pruebas y conforme se vaya utilizando el sistema administrativo se requiera de soporte para cada determinado periodo de mantenimiento y es responsabilidad del equipo encargado de la implementación, el dar seguimiento y brindar soluciones inmediatas para que la empresa pueda continuar con las actividades que dependen de este software.

Proveedor de seguridad y privacidad

Al tratar con la información interna de la empresa para administrarla de forma correcta, hablar de seguridad más allá de ser una responsabilidad, es una obligación que te debe proporcionar el equipo que instalará tu ERP, sobre todo garantizando la confidencialidad de la data, por esta razón es necesario realizar un constante monitoreo de las acciones para certificar que esto se cumpla.

Es también responsabilidad del equipo de implementación del ERP proveerte de los medios para identificar irregularidades que surjan, ya que en caso de ser necesario, se debe revisar por ejemplo que las cuentas se manejen de manera clara dentro de la empresa. Mediante estos protocolos lograremos presentar evidencias de dichas irregularidades y encontrar correctivos a tiempo.

Capacitación para utilizar el ERP

Ya hemos mencionado en otros artículos algunos beneficios de este sistema de administración empresarial, ya sea para rastrear percances o para tener una mejor seguridad en el manejo de la información, sea cual sea el giro de la empresa: Manufacturera, Retail, o Farmacéutica, es necesario que los empleados que accederán al manejo del ERP tengan el conocimiento suficiente para operarlo cumpliendo correctamente con los objetivos de la empresa. Y como parte de la responsabilidad de quien lo instala está la tarea de capacitar al personal que recibe y usará el software, brindado pautas de conocimiento del sistema que sean sencillas, completas y beneficien a la empresa en su totalidad al aprovechar la herramienta en todo su potencial.

Hacer una valoración del correcto funcionamiento del ERP

Finalmente el equipo de implementadores del software ERP debe dar una valoración posterior a la instalación y durante el periodo de pruebas, donde todos los usuarios receptores hayan aprendido a usar el sistema, se deberá presentar una valoración de estos empleados y además, otro informe después de que el sistema aterrice y su uso sea un éxito. Sin embargo existen casos específicos en donde el sistema llega a fallar por motivos originados dentro de la empresa que son exclusivos de cada implementación, de ocurrir esto, el proveedor debe valorar la situación y en caso de que el ERP no funcione como es debido, se deberá proceder a desinstalarlo.

Ahora que ya se mencionaron las responsabilidades que tiene el equipo de implementación, es responsabilidad de tu empresa revisar el que efectivamente estas acciones se lleven a cabo y se procure no obstruirlas o entorpecer su ejecución para que logres sacarle el mayor provecho posible a esta herramienta.