La Peligrosa confusión entre un ERP, y un software Administrativo/Contable

La creciente demanda de herramientas digitales por parte de las empresas ha popularizado en extremo el término ERP, al punto que hoy en día es usado indiscriminadamente para referirse también a aquel software administrativo, contable o de cualquier otro tipo de funciones específicas.

Quienes trabajamos en la industria podemos distinguir fácilmente entre una solución y otra. Sin embargo, para las empresas que buscan optimizar sus procesos mediante un software corporativo a la medida de sus necesidades, dicha confusión puede resultar bastante peligrosa para sus finanzas y futuro operativo.

Diferencia entre un ERP y un software con funciones específicas

La principal diferencia entre los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y un software con funciones específicas -como pueden ser de administración, contabilidad o manejo de inventarios, por nombrar algunas-, radica en que el ERP reúne en un solo sistema las herramientas necesarias para el control, optimización y automatización de todos los procesos de las diferentes áreas de la empresa, como trazabilidad, logística, cadena de abastecimiento, administración, monitoreo de puntos de venta, transporte, gestión de proyectos, contabilidad, comunicación, etc.

Por su parte, los otros sistemas abarcan únicamente las áreas para las que fueron diseñados o, en el mejor de los casos, permiten la integración entre algunos de ellos, pero sin satisfacer integralmente todas las necesidades del negocio.

En la industria, estos pequeños programas se conocen como "Software de Entrada". ¿Por qué? Principalmente, porque las empresas suelen usarlos en sus inicios, pero en el momento en que empiezan a crecer se ven obligadas a migrar a un ERP que les brinde, en un solo sistema, todas las herramientas que requieren para optimizar y gestionar la totalidad de sus procesos, asumiendo todos los gastos que dicha implementación significa.

Como vemos, la diferencia entre un ERP y los software de entrada es abismal. Es como comparar una caja completa de herramientas para mecánica automotriz, con un kit de destornilladores.

Además, los sistemas de un ERP comparten una misma base de datos y la información se actualiza en tiempo real. Algo difícil de lograr para el otro tipo de software.

Peligros de confundir un ERP con un software administrativo o contable

Al emplear una base de datos única y centralizada para el uso de todas las herramientas, el ERP permite la interacción de todos los módulos del sistema, mejorando el rendimiento y tiempo de los procesos.

Por su parte, cada software de entrada opera de manera independiente, usando en cada caso su propia base de datos. Esto produce información redundante, datos irrelevantes y errores asociados al ingreso de información como la doble digitación, lo cual se traduce en mayor lentitud en los procesos y hasta en confusiones a la hora de evaluar los informes que se generan.

Sin embargo, el mayor peligro de confundir un ERP real con un software de entrada radica en que cada solución de entrada está diseñada para satisfacer necesidades diferentes. Siendo así, no tener clara esta diferencia puede llevarte a adquirir un software que no cumpla con los requerimientos de tu empresa.

Atendiendo a lo anterior, es necesario hacer la salvedad de que los ERP son escalables, por lo que una decisión acertada puede ser la contratación de un sistema cuyas funcionalidades se ajusten a los requerimientos de tu empresa, para luego ir creciendo dependiendo de las nuevas necesidades. Esto te permitirá no caer en gastos asociados a una eventual migración de un software de entrada a un sistema integrado, que permita el crecimiento sostenido y un alto nivel de competitividad.