Cómo lidiar con la sobrecarga de proyectos
Si sientes que no hay suficiente tiempo o recursos y terminas trabajando en distintas cosas paralelamente, no estás solo: La sobrecarga de proyectos es un problema común en el mundo corporativo, especialmente en cargos de gestión y trae como consecuencia estrés, atrasos e incluso el fracaso de proyectos.
¿Por qué sucede la sobrecarga de proyectos?
Por falta de visibilidad: Muchas veces se desconoce la causa de la sobrecarga de trabajo simplemente porque no se tiene trazabilidad del estado de todos los proyectos e iniciativas que se generan al interior de la empresa, sus requerimientos y dependencias.
Por políticas de empresa: Los proyectos pueden tomar una alta prioridad dentro de la compañía debido a compromisos con áreas externas o internas: acuerdos comerciales, oportunidades de negocios o intereses puntuales pueden influir en la decisión de ejecutar nuevos proyectos, atrasarlos o dejarlos en el abandono.
Por mal seguimiento: Una de las consecuencias más graves del exceso de proyectos es la perdida del seguimiento puntual, ocasionando una bola de nieve que va convirtiendo a todos los proyectos en urgentes, ocasionando que los equipos pierdan la perspectiva de los proyectos que realmente importan para alcanzar los objetivos de la empresa; solo para correr de un proyecto “urgente” a otro.
Priorizar, gestionar y dar seguimiento adecuado, permitirá prevenir emergencias posteriores que le quiten tiempo a futuros proyectos y se caiga en círculos viciosos de sobrecarga, estrés y trabajos de mala calidad.
¿Cómo se puede mejorar?: Menos es más.
Se requiere de voluntad y disciplina para cambiar y hacer cumplir las mejoras que requiere nuestra empresa, aquí te comparto algunos puntos que podrán guiarte.
1. Obtén un conteo real de todas tus iniciativas
La sobrecarga de proyectos surge naturalmente, de querer abarcar demasiado sin tener el tiempo o recursos suficientes.
2. Evalúa todas tus iniciativas en curso
Identifica puntos clave de tus iniciativas, la necesidad de estos, la inversión requerida, las personas que involucra y el impacto que aporta a la empresa.
3. Establece prioridades de forma conjunta
Con un líder de autoridad superior, reúne a los encargados de área involucrados en los proyectos, para establecer prioridades de ejecución en conjunto y garantizar una disminución eficiente de estas iniciativas.
4. Establece Plazos
Coloca plazos a cada iniciativa, identifica fechas para el arranque, la financiación, la asignación de recursos, ejecución y entrega de resultados.
5. Establece Límites
Para las iniciativas posteriores, solicita que demuestren el valor que aportan a la organización, y hazles saber a tus colaboradores que detener una iniciativa no significa que no tenga mérito. Simplemente que existe un límite a la cantidad de ideas geniales que la empresa puede ejecutar.
Aprender a decir: no; tal como sucede con la idea de descartar proyectos, negarse a realizar una tarea que nos solicitan, suena a algo que nadie quiere hacer. Sin embargo, por el bien de nuestro rendimiento y la calidad de los resultados, a veces es necesario.
Finalmente siempre ten en mente que tú y tu empresa tienen una capacidad y decir que sí a todo, solo puede derivar en, finalmente, no lograr nada.
About the Author
José Vicente Credidio Neto
Dentro de su vasta experiencia aparecen diversas posiciones dentro de las empresas desde Gerente de Sistemas, Director Operativo, Director de Ventas hasta llegar a Director General, este cargo lo obtuvo en Takaoka por 15 años, en los cuales sus actividades se extendieron a Venezuela, Estados Unidos, Japón y México obteniendo diversas experiencias multiculturales.
Además de su trayectoria en MBA3, también ha sido conferencista en diferentes foros de negocio, salud y manufactura tanto en Brasil como en otros países de América Latina conociendo el negocio en diferentes países, culturas e idiomas.
