¿Cómo implementar un sistema ERP en una Pyme?

¿Cuándo una Pyme debe empezar a considerar implementar un sistema ERP? La respuesta es:

Cuando siente que sus métodos actuales ya no son suficientes para sostener el control de sus operaciones. Hoy en día los procesos manuales pueden ser fácilmente automatizados, por lo tanto se vuelven una pérdida de tiempo y dinero para la empresa.

Recordaremos que un sistema ERP le permite a cualquier empresa integrar y controlar todas, o casi todas,  las operaciones de  finanzas, producción, distribución y comercialización del negocio.

A continuación describiremos los pasos básicos a seguir,  para  implementar exitosamente un sistema ERP en la Pyme:

Tener claros los requisitos de implementación.

Es necesario que la empresa tenga detallados los procesos que requieren más atención, cuántos usuarios actuales tiene y cuántos podría tener en el futuro. Con qué tecnología cuenta la empresa en la actualidad, qué tecnología tendría disponibilidad de adquirir, qué  funcionalidades se necesita y cuál es el presupuesto del que dispone para emprender el proyecto. En resumen, hay que organizar cómo se va a desarrollar la implementación del sistema ERP en la empresa.    

Elaborar un plan de implementación.

Para implementar exitosamente un sistema ERP, hay que tener en cuenta todos los detalles, por eso es conveniente definir las actividades que se realizarán para llevar a cabo el proyecto, distribuir adecuadamente el tiempo, los recursos, el personal y sus funciones, es decir, elaborar la guía que indique cada paso que se va a seguir.

Capacitación del personal.

La implementación de un sistema ERP exige que se realicen labores para mejorar considerablemente los índices de productividad del negocio, por lo que es fundamental incrementar la cultura tecnológica en todas las áreas de la empresa y la integración del personal en un objetivo común. Al implementar esta nueva herramienta de trabajo, el recurso humano que se encargará de desarrollarla debe contar con las habilidades necesarias para hacerlo. Implementar un sistema ERP supone un cambio importante en la cultura organizacional y es necesario que todo el equipo esté dispuesto a vivir ese cambio.

Revisar la base de datos.

La base de datos es el eje central del funcionamiento de un sistema ERP, ya que es ahí donde se almacena toda la información que se va a manejar en los distintos niveles de la compañía. Una de las promesas más importantes del sistema ERP es la optimización de la información integral de la empresa, siempre en línea y en tiempo real. Esto demanda un alto nivel de integración en la información de los diferentes departamentos, también se requiere del apoyo entre los diferentes miembros de la organización colaborando en un flujo de trabajo unificado. 

Mejora continua.

Cuando ya se ha implementado el sistema ERP en la empresa, se debe dar seguimiento y evaluar los resultados que se van obteniendo, tanto a nivel técnico como económico.  También estar en constante retroalimentación ya que el mundo de la tecnología y los negocios está en constante cambio.

La implementación de un sistema ERP no garantiza por sí misma el éxito de una empresa. El involucramiento y la capacitación del recurso humano son fundamentales  para aprovechar a plenitud las ventajas de esta herramienta.