Como guiar a tu equipo hacia una implementación ERP exitosa

Al implementar en el negocio un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) suelen presentarse algunas dificultades. Aproximadamente el 50% de las implementaciones de ERP fallan la primera vez.

Estos fracasos no obedecen a la calidad del software o a cuestiones tecnológicas, más bien se relaciona con aspectos de resistencia al cambio por parte de los colaboradores, de acuerdo con el análisis de la AECA.

La mayoría de ellos ven dicha innovación como una maniobra que afecta su entorno laboral y su zona de confort. De ahí que se presenten actitudes de rechazo, preocupación e incertidumbre.

Un buen líder debe abordar esta problemática desde un inicio. Para ayudarte al respecto, recopilamos una serie de consejos que te permitirán tomar ventaja para guiar a tu equipo hacia la integración exitosa de tu empresa en un sistema ERP.

01. Dedica tiempo a escuchar las dudas sobre la implementación ERP

No basta con que realices una reunión o videoconferencia inicial para comunicar a todos los empleados la introducción del sistema; escucha las inquietudes de la mayoría de los trabajadores y tratar de despejar todas las dudas posibles.

La adaptación al cambio por parte de los colaboradores es mucho más exitosa cuando tu personal se siente escuchado y comprendido a lo largo del proceso de implementación

02. Prepara y entrena a tus líderes de equipo para que comuniquen los objetivos del proyecto con claridad

Resulta importante que le proporciones entrenamiento y tiempo de ensayo a las personas encargadas de informar sobre la implementación del Software ERP al resto de los colaboradores. De lo contrario, es posible que lo hagan de forma incorrecta, no contextualicen el por qué la empresa necesita el sistema o simplemente, no comuniquen el mensaje.

Por ejemplo, pueden decir que se adoptará el nuevo sistema “porque los gerentes dicen que el rendimiento del departamento contable no es el mejor”, cuando en realidad la innovación se hace para simplificar la contabilidad de la empresa y liberar la carga de trabajo de esa área.

Una correcta comunicación permitirá que el personal entienda las motivaciones y objetivos del proceso y no habrá lugar a confusiones que los hagan sentir atacados o menospreciados.

03. Describe los problemas actuales y la forma en que el software ERP los resolverá

No te limites a anunciar el cambio. Explica correctamente qué procesos no están funcionando de manera apropiada en la empresa y la forma en que los diferentes módulos del ERP los optimizarán.

04. Personaliza el impacto

Procura que los empleados entiendan qué aspectos específicos de la implementación los benefician a ellos. No importa si tienes que responder preguntas personales o hasta detallar cómo los apoyará la empresa para sobrellevar la nueva situación: capacitaciones, periodos de prueba para amoldarse al nuevo contexto, entre otros. Lo importante es que tus colaboradores comprendan que el Sistema ERP les traerá beneficios en su día a día, y que no es una amenaza a su fuente de empleo.

05. Involucra a tus colaboradores en la implementación

Permite que tus colaboradores aporten al diagnóstico que debes realizar para determinar qué procesos deben ser optimizados mediante el ERP, esto les permitirá sentirse útiles, hacer suyo el proyecto y hará que la implementación de tu Software ERP sea percibido positivamente con algo en lo que ellos también han influido. Se trata de incrementar la confianza mediante acciones participativas.

La integración de nuevas tecnologías a la empresa es algo que puede causar temor e inquietudes. Poner en práctica estos consejos agilizará el proceso de adaptación y asimilación del nuevo sistema ERP por parte de tus empleados, para alcanzar implementación exitosa.